Saturday, March 17, 2007

การทำงบทดลอง


1. ความนำ งบทดลอง (Trial Balance) คือ งบที่ทำขึ้นเพื่อพิสูจน์ความถูกต้องของการบันทึกบัญชี แต่การบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไปการผ่านรายการ จากสมุดรายวันทั่วไป ไปบัญชีแยกประเภท และการหายอดคงเหลือด้วยดินสอ
จากรายการค้าทุกรายการ จะบันทึกโดยเดบิตบัญชีต่างๆ เป็นจำนวนเงินรวมกันเท่ากับจำนวนเงินรวมที่เครดิตไว้ในบัญชีต่างๆ ดังนั้น ผลรวมด้านเดบิต ของทุกบัญชี ควรจะต้องเท่ากับผลรวมด้านเครดิตของทุกๆบัญชี หรืออีกนัยหนึ่งคือผลรวมของทุกบัญชีที่มียอดคงเหลือเดบิตจะต้องเท่ากับ ผลรวมของทุกบัญชีที่ยอดคงเหลือเครดิต
การหายอดคงเหลือด้วยดินสอ (Pencil Footing) หลังจากจากผ่านรายการจากจามสมุดรายวันทั่วไป ไปยังบัญชีแยกประเภทแล้ว ขั้นต่อไปคือการหายอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภทโดยทั่วไปนิยม หาด้วยดินสอเพื่อป้องกันการผิดพลาดและหากต้องการแก้ไขก็จะทำได้โดยสะดวก
ขั้นตอนในการทำ- รวมยอดทางด้านเดบิตและเครดิต- นำมาลบเพื่อหายอดคงเหลือ- นำผลลัพธ์ที่ได้ไปเขียนไว้ทางด้านที่เหลืออยู่คือด้านที่มากกว่า
2. รูปแบบของงบทดลองรูปแบบของงบทดลองเป็นดังนี้
ชื่อกิจการ………………………
งบทดลอง
ณ วันที่……………………………..
ชื่อบัญชี
เลขที่บัญชี
เดบิต
เครดิต
(2)
บันทึกชื่อบัญชีแยกประเภทที่มียอดคงเหลืออยู่ เรียงตามลำดับเลขที่บัญชี
(3)
เลขที่บัญชีแยกประเภท
(4)
บันทึกจำนวนเงินทางด้านเดบิต
(5)
บันทึกจำนวนเงินทางด้านเครดิต
การทำงบทดลอง มีขั้นตอนดังนี้
เขียนหัวงบทดลอง
บรรทัดที่ 1 ชื่อกิจการบรรทัดที่ 2 คำว่า งบทดลองบรรทัดที่ 3 วันที่
ลอกชื่อบัญชีและเลขที่บัญชีลงในช่องชื่อบัญชีและเลขที่บัญชีตามลำดับ นิยมเรียงลำดับโดยเรียงจากบัญชีหมวดสินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ และค่าใช้จ่ายนำยอดคงเหลือจากบัญชีแยกประเภท ไปใส่ในช่องเดบิตและเครดิต
- ถ้ายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทเหลืออยู่ทางด้านเดบิต ให้นำไปใส่ช่องเดบิต - ถ้ายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทเหลืออยู่ทางด้านเครดิต ให้นำไปใส่ช่องเครดิต - รวมยอด ยอดรวมทั้งสองด้านทั้งด้านเดบิตต้องเท่ากับด้านเครดิต3. การแก้ไขเมื่องบทดลองไม่ลงตัว หลังจากที่จัดทำงบทดลองแล้ว ถ้างบทดลองไม่ลงตัว คือยอดรวมช่องเดบิตและเครดิตไม่เท่ากัน ต้องดำเนินการแก้ไขและค้นหาจุดที่ผิดพลาด ซึ่งส่าเหตุที่ทำให้งบทดลองไม่ลงตัวมีหลายสาเหตุ เช่น
รวมยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทผิด ใส่จำนวนเงินผิด ใส่จำนวนเงินผิดช่อง นำยอดคงเหนือจากบัญชีแยกประเภทมาใส่ในงบทดลองไม่ครบถ้วน ผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป ไปบัญชีแยกประเภทไม่ครบถ้วน ผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไปไปบัญชีแยกประเภทโดยใส่จำนวนเงินไม่เท่ากัน จำนวนเงินที่บันทึกในรายวันทั่วไปด้านเดบิตและเครดิตไม่เท่ากัน เป็นต้น
การที่งบทดลองไม่ลงตัวนั้นอาจจะมีข้อผิดพลาดเพียงประการเดียวหรือหลายประการประกอบกันก็ได้ ซึ่งข้อผิดพลาดต่างๆอาจจะเกิดขึ้นในขั้นตอน การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไปหรือสมุดแยกประเภทก็ได้ การที่จะค้นหาข้อผิดพลาดให้พบอย่างรวดเร็ว อาจจะทำตามขั้นตอนดังต่อไปนี้
ตรวจสอบการรวมตัวเลขทั้งช่องเดบิต และช่องเครดิตของงทดลองโดยการลองบวกย้อนทิศทางกับที่เคยบวกในครั้งแรกถ้าหาก รวมตัวเลขใหม่อีกครั้ง แล้วยังไม่พบข้อผิดพลาด คืองบทดลองยังไม่ลงตัว ขอให้สังเกตตัวเลขที่แตกต่างกันระหว่างช่องเดบิตและเครดิต ว่าหารด้วย 9 ลงตัวหรือไม่ ถ้าผลต่างเป็นตัวเลขที่หารด้วย 9 ลงตัวความผิดพลาดอาจจะเนื่องจากการลอกตัวเลขจากบัญชีแยกประเภทไปยังงบทดลอง สลับที่กันระหว่าง หลักหน่วยและหลักสิบ เช่น ตัวเลข 2175 แต่ลอกผิดเป็น 2157 ผลต่าง 18 เป็นตัวเลขที่ 9 หารได้ลงตัว ดังนั้น ให้เราตรวจสอบ ในลักษณะนี้เสียก่อนว่าใช่หรือไม่ หรือถ้าผลต่างเป็นตัวเลขที่ 9 หารได้ลงตัวความผิดพลาดอาจเนื่องมาจากการวางหลักทศนิยมในงบทดลอง ไม่ตรงกับในบัญชีแยกประเภท เช่น ในบัญชีแยกประเภทมียอดคงเหลือ 2,175 แต่เราลอกมาใส่ในงบทดลองด้วยจำนวน 21.75 เช่นนี้ผลต่าง 2,153.25 หารด้วย 9 ลงตัวเช่น เพราะฉะนั้น จึงสรุปได้ว่า ถ้าผลต่างระหว่างช่องรวมเดบิตและเครดิตในงบทดลองเป็นจำนวนที่หารด้วย 9 แล้วลงตัว ความผิดพลาดอาจเป็นได้ใน 2 ลักษณะ คือ
ลอกตัวเลขจากบัญชีแยกประเภทมางบทดลองสลับตำแหน่งกัน เช่น 45 เป็น 54ลอกตัวเลขจากบัญชีแยกประเภทมางบทดลอง โดยวางหลักทศนิยมไม่ตรงกัน เช่น 450 เป็น 4.50
เทคนิคอีกอันหนึ่งที่จะทำให้หาข้อผิดพลาดได้รวดเร็วนอกจากวิธีที่กล่าวมาแล้ว คือ ถ้าตัวเลขที่แตกต่างกันหารด้วย 9 ไม่ลงตัวความผิดพลาด อาจจะไม่ใช้ในลักษณะที่กล่าวมาแล้ว แต่อาจเป็นเพราะลอกยอดคงเหลือด้านเดบิตมาไว้ด้านเครดิตในงบทดลอง หรือลอกยอดคงเหลือ ด้านเครดิตมา ไว้ด้านเดบิตในงบทดลอง ความผิดพลาดในลักษณะนี้ เราจะสังเกตได้โดย พยายามดูรายการต่าง ในงบทดลองว่ามีรายการ ใดที่ตัวเลขเป็น ครึ่งหนึ่งของตัวเลขผลต่างหรือไม่ รายการนั้นเราอาจลอกยอดคงเหลือสลับข้างกันก็ได้ เช่น เครื่องใช้สำนักงานมียอดคงเหลือด้านเดบิต 420 บาท เราลอกไปใส่ไว้ในงบทดลองด้านเครดิต 420 บาท เช่นนี้ผลต่างในงบทดลองจะเป็น 840 ให้เราเอา 2 หาร ตัวเลขผลต่างคือ 840 จะได้ 420 แล้วนำตัวเลข 420 ไปตรวจสอบกับรายการต่างๆ ในงบทดลองว่ามีรายการใดมียอดคงเหลือ 420 บาทบ้าง แล้วดูว่ามีการลอกตัวเลขนี้ออก มาใส่ในงบทดลองในลักษณะสลับข้างหรือไม่
นอกจากใช้เทคนิคเอา 2 หารผลแตกต่างแล้ว อาจจะตรวจสอบโดยตรวจรายการค้ามีรายการใดที่ตัวเลขเท่ากับผลแตกต่างบ้างเพราะความผิดพลาด ในลักษณะนี้อาจจะเป็นว่ามีบางรายการค้า เราเดบิตไปบัญชีแยกประเภทหนึ่งแล้ว แต่ลืมเครดิตอีกบัญชีหนึ่ง หรือตรงกันข้าม ตัวอย่างเช่น ถ้าผลต่างเป็น 840 บาท และลืมเครดิตบัญชีเงินสด 840 บาท เช่นนี้ก็จะทำให้เกิดผลแตกต่างงบทดลองไม่ลงตัว มียอดรวมด้วยเดบิตมากกว่าด้านเครดิต อยู่ 840 บาท เป็นต้น
ตรวจสอบตัวเลขคงเหลือในบัญชีแยกประเภทต่างๆกับที่ลอกมาใส่ในงบทดลองว่าถูกด้านและจำนวนถูกต้องแล้วคำนวณยอดคงเหลือในแต่ละบัญชีแยกประเภทเสียใหม่ ติดตามดูการผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป ไปยังบัญชีแยกประเภท โดยพยายามดูทั้งในแง่ของจำนวนเงิน และการเดบิต เครดิต ว่าถูกต้องเหมือนกันหรือไม่ ถ้ายังไม่พบข้อผิดพลาดขั้นสุดท้ายคือตรวจการวิเคราะห์รายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป ว่าได้วิเคราะห์โดยถูกต้องตามหลักบัญชีคู่หรือไม่ คือแต่ละรายการค้าได้บันทึกตัวเลขด้านเดบิตเท่ากับด้านเครดิตหรือไม่ อย่างไรก็ตาม การที่งบทดลองลงตัว มิได้แปลว่าการบันทึกบัญชีถูกต้องเสมอไปเช่นการบันทึกรายการด้วยจำนวนเงิน ที่เท่ากันทั้งด้านเดบิต และเครดิตแต่กำหนดชื่อบัญชีผิด การบันทึกรายการโดยใส่จำนวนเงินผิดทั้งด้านเดบิตและเครดิต การลืมบันทึกบัญชี เหล่านี้ก็อาจทำให้งบทดลอง ลงตัวได้เช่นกัน
http://learning.ricr.ac.th/account1/lesson4/lessons4.html

การทำงบทดลอง


การจัดทำงบทดลอง
งบทดลอง (Trial Balance)
เมื่อกิจการได้ทำการบันทึกรายการค้าทุกรายการที่เกิดขึ้นในสมุดรายวันและผ่าน
ไปยังบัญชีแยกประเภทตามหลักการบัญชีคู่เรียบร้อยแล้ว ขั้นต่อไปคือ การจัดทำงบทดลอง
“งบทดลอง” เป็นงบที่แสดงยอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภททุกบัญชี
ในวันใดวันหนึ่ง เพื่อเป็นการพิสูจน์การบันทึกบัญชีและการผ่านบัญชีว่า กิจการได้ทำถูกต้อง
ตามหลักการบัญชีคู่ นั่นคือ ต้องได้ยอดคงเหลือของทุกบัญชีที่มียอดดุลเดบิตเท่ากับทุกบัญชี
ที่มียอดดุลเครดิต โดยปกติการทำงบทดลองจะทำในวันสิ้นงวดบัญชี ก่อนการปิดบัญชีเพื่อ
หาผลการดำเนินงานของกิจการ เพื่อเป็นการตรวจสอบได้ว่าได้นำยอดดุลของบัญชีแยก
ประเภททุกบัญชีมาครบเรียบร้อยแล้ว

ขั้นตอนในการจัดทำงบทดลอง ทำได้ดังนี้

1. หายอดดุลคงเหลือของบัญชีทุกบัญชี โดยการรวมจำนวนเงินทางด้านเดบิตของบัญชี แล้วเขียนยอดรวมด้วยดินสอ (Footing) ในช่องจำนวนเงินด้านเดบิตบรรทัดสุดท้าย และทำเช่นเดียวกันนี้กับทางด้านเครดิต จากนั้นคำนวณผลต่างของด้านเดบิตและด้านเครดิต ด้านใดมีจำนวนมากกว่าให้ใส่ผลต่างในด้านที่มากกว่าลงในช่องรายการ


2. จัดทำงบทดลองขึ้น โดยมีรูปแบบการเขียนดังนี้
1. เขียนรายชื่อบัญชีลงในช่อง “ชื่อบัญชี” เรียงลำดับตามประเภทสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ ค่าใช้จ่าย
2. เขียนเลขที่บัญชีของแต่ละบัญชีในช่อง “เลขที่บัญชี” ตามที่ได้กำหนดไว้ในผังบัญชี
3. เขียนจำนวนเงินคงเหลือ หรือยอดดุลของแต่ละบัญชี ลงในช่องจำนวนเงิน ถ้าเป็นยอดดุลด้านเดบิต ให้ใส่ในช่อง “เดบิต” ถ้าเป็นยอดดุลด้านเครดิต ให้ใส่ในช่อง “เครดิต”รวมจำนวนเงินในช่องเดบิต และช่องเครดิต จะต้องได้เท่ากัน


การบันทึกผิดดังที่ได้กล่าวมาแล้ว ทำให้งบทดลองลงตัวได้ อันเนื่องมาจากความผิดพลาดในแต่ละขั้นตอนของการบันทึกบัญชี นับตั้งแต่การนำยอดดุลของบัญชีมาลงใน งบทดลอง ขั้นตอนหายอดดุลคงเหลือในบัญชีแยกประเภท ซึ่งเกิดจากการคำนวณยอดดุลไม่ถูกต้อง ขั้นตอนการผ่านบัญชีผิดด้านหรือผ่านด้วยจำนวนเงินไม่ถูกต้อง การเขียนตัวเลขกลับหลักกัน หรือลืมนำรายการบางรายการมาบันทึกบัญชี ดังนั้นนักบัญชีหรือผู้ตรวจสอบบัญชี อาจทำการตรวจสอบข้อผิดพลาดเบื้องต้นได้จากตามขั้นตอนดังนี้
1. ตรวจสอบจากการบวกยอดรวมจำนวนเงินในช่องเดบิตและช่องเครดิต
2. ตรวจสอบว่า นำบัญชีมาลงในงบทดลองครบถ้วน ด้วยจำนวนเงินที่ถูกต้องทั้งด้าน
เดบิตและด้านเครดิต
3. ตรวจสอบการคำนวณหายอดดุลของทุกบัญชีว่าถูกต้อง
4. ตรวจสอบการผ่านบัญชีจากสมุดรายวันไปยังบัญชีแยกประเภทว่า ได้ผ่านบัญชีถูกต้อง ถูกด้านและจำนวนเงินถูกต้อง
5. ตรวจสอบการบันทึกรายการในสมุดรายวันว่าได้บันทึกด้วยจำนวนเงินถูกต้องตามเอกสารและบันทึกด้านเดบิตเท่ากับด้านเครดิตตามหลักบัญชีคู่

อย่างไรก็ตาม การหายอดผิดเนื่องจากงบทดลองไม่ลงตัว นักบัญชีต้องใช้วิธีการตรวจสอบอย่างละเอียดตามลำดับที่ได้กล่าวข้างต้น
http://www.bunchee.bus.ubu.ac.th