1. ความนำ งบทดลอง (Trial Balance) คือ งบที่ทำขึ้นเพื่อพิสูจน์ความถูกต้องของการบันทึกบัญชี แต่การบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไปการผ่านรายการ จากสมุดรายวันทั่วไป ไปบัญชีแยกประเภท และการหายอดคงเหลือด้วยดินสอ
จากรายการค้าทุกรายการ จะบันทึกโดยเดบิตบัญชีต่างๆ เป็นจำนวนเงินรวมกันเท่ากับจำนวนเงินรวมที่เครดิตไว้ในบัญชีต่างๆ ดังนั้น ผลรวมด้านเดบิต ของทุกบัญชี ควรจะต้องเท่ากับผลรวมด้านเครดิตของทุกๆบัญชี หรืออีกนัยหนึ่งคือผลรวมของทุกบัญชีที่มียอดคงเหลือเดบิตจะต้องเท่ากับ ผลรวมของทุกบัญชีที่ยอดคงเหลือเครดิต
การหายอดคงเหลือด้วยดินสอ (Pencil Footing) หลังจากจากผ่านรายการจากจามสมุดรายวันทั่วไป ไปยังบัญชีแยกประเภทแล้ว ขั้นต่อไปคือการหายอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภทโดยทั่วไปนิยม หาด้วยดินสอเพื่อป้องกันการผิดพลาดและหากต้องการแก้ไขก็จะทำได้โดยสะดวก
ขั้นตอนในการทำ- รวมยอดทางด้านเดบิตและเครดิต- นำมาลบเพื่อหายอดคงเหลือ- นำผลลัพธ์ที่ได้ไปเขียนไว้ทางด้านที่เหลืออยู่คือด้านที่มากกว่า
2. รูปแบบของงบทดลองรูปแบบของงบทดลองเป็นดังนี้
ชื่อกิจการ………………………
งบทดลอง
ณ วันที่……………………………..
ชื่อบัญชี
เลขที่บัญชี
เดบิต
เครดิต
(2)
บันทึกชื่อบัญชีแยกประเภทที่มียอดคงเหลืออยู่ เรียงตามลำดับเลขที่บัญชี
(3)
เลขที่บัญชีแยกประเภท
(4)
บันทึกจำนวนเงินทางด้านเดบิต
(5)
บันทึกจำนวนเงินทางด้านเครดิต
การทำงบทดลอง มีขั้นตอนดังนี้
เขียนหัวงบทดลอง
บรรทัดที่ 1 ชื่อกิจการบรรทัดที่ 2 คำว่า งบทดลองบรรทัดที่ 3 วันที่
ลอกชื่อบัญชีและเลขที่บัญชีลงในช่องชื่อบัญชีและเลขที่บัญชีตามลำดับ นิยมเรียงลำดับโดยเรียงจากบัญชีหมวดสินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ และค่าใช้จ่ายนำยอดคงเหลือจากบัญชีแยกประเภท ไปใส่ในช่องเดบิตและเครดิต
- ถ้ายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทเหลืออยู่ทางด้านเดบิต ให้นำไปใส่ช่องเดบิต - ถ้ายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทเหลืออยู่ทางด้านเครดิต ให้นำไปใส่ช่องเครดิต - รวมยอด ยอดรวมทั้งสองด้านทั้งด้านเดบิตต้องเท่ากับด้านเครดิต3. การแก้ไขเมื่องบทดลองไม่ลงตัว หลังจากที่จัดทำงบทดลองแล้ว ถ้างบทดลองไม่ลงตัว คือยอดรวมช่องเดบิตและเครดิตไม่เท่ากัน ต้องดำเนินการแก้ไขและค้นหาจุดที่ผิดพลาด ซึ่งส่าเหตุที่ทำให้งบทดลองไม่ลงตัวมีหลายสาเหตุ เช่น
รวมยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทผิด ใส่จำนวนเงินผิด ใส่จำนวนเงินผิดช่อง นำยอดคงเหนือจากบัญชีแยกประเภทมาใส่ในงบทดลองไม่ครบถ้วน ผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป ไปบัญชีแยกประเภทไม่ครบถ้วน ผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไปไปบัญชีแยกประเภทโดยใส่จำนวนเงินไม่เท่ากัน จำนวนเงินที่บันทึกในรายวันทั่วไปด้านเดบิตและเครดิตไม่เท่ากัน เป็นต้น
การที่งบทดลองไม่ลงตัวนั้นอาจจะมีข้อผิดพลาดเพียงประการเดียวหรือหลายประการประกอบกันก็ได้ ซึ่งข้อผิดพลาดต่างๆอาจจะเกิดขึ้นในขั้นตอน การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไปหรือสมุดแยกประเภทก็ได้ การที่จะค้นหาข้อผิดพลาดให้พบอย่างรวดเร็ว อาจจะทำตามขั้นตอนดังต่อไปนี้
ตรวจสอบการรวมตัวเลขทั้งช่องเดบิต และช่องเครดิตของงทดลองโดยการลองบวกย้อนทิศทางกับที่เคยบวกในครั้งแรกถ้าหาก รวมตัวเลขใหม่อีกครั้ง แล้วยังไม่พบข้อผิดพลาด คืองบทดลองยังไม่ลงตัว ขอให้สังเกตตัวเลขที่แตกต่างกันระหว่างช่องเดบิตและเครดิต ว่าหารด้วย 9 ลงตัวหรือไม่ ถ้าผลต่างเป็นตัวเลขที่หารด้วย 9 ลงตัวความผิดพลาดอาจจะเนื่องจากการลอกตัวเลขจากบัญชีแยกประเภทไปยังงบทดลอง สลับที่กันระหว่าง หลักหน่วยและหลักสิบ เช่น ตัวเลข 2175 แต่ลอกผิดเป็น 2157 ผลต่าง 18 เป็นตัวเลขที่ 9 หารได้ลงตัว ดังนั้น ให้เราตรวจสอบ ในลักษณะนี้เสียก่อนว่าใช่หรือไม่ หรือถ้าผลต่างเป็นตัวเลขที่ 9 หารได้ลงตัวความผิดพลาดอาจเนื่องมาจากการวางหลักทศนิยมในงบทดลอง ไม่ตรงกับในบัญชีแยกประเภท เช่น ในบัญชีแยกประเภทมียอดคงเหลือ 2,175 แต่เราลอกมาใส่ในงบทดลองด้วยจำนวน 21.75 เช่นนี้ผลต่าง 2,153.25 หารด้วย 9 ลงตัวเช่น เพราะฉะนั้น จึงสรุปได้ว่า ถ้าผลต่างระหว่างช่องรวมเดบิตและเครดิตในงบทดลองเป็นจำนวนที่หารด้วย 9 แล้วลงตัว ความผิดพลาดอาจเป็นได้ใน 2 ลักษณะ คือ
ลอกตัวเลขจากบัญชีแยกประเภทมางบทดลองสลับตำแหน่งกัน เช่น 45 เป็น 54ลอกตัวเลขจากบัญชีแยกประเภทมางบทดลอง โดยวางหลักทศนิยมไม่ตรงกัน เช่น 450 เป็น 4.50
เทคนิคอีกอันหนึ่งที่จะทำให้หาข้อผิดพลาดได้รวดเร็วนอกจากวิธีที่กล่าวมาแล้ว คือ ถ้าตัวเลขที่แตกต่างกันหารด้วย 9 ไม่ลงตัวความผิดพลาด อาจจะไม่ใช้ในลักษณะที่กล่าวมาแล้ว แต่อาจเป็นเพราะลอกยอดคงเหลือด้านเดบิตมาไว้ด้านเครดิตในงบทดลอง หรือลอกยอดคงเหลือ ด้านเครดิตมา ไว้ด้านเดบิตในงบทดลอง ความผิดพลาดในลักษณะนี้ เราจะสังเกตได้โดย พยายามดูรายการต่าง ในงบทดลองว่ามีรายการ ใดที่ตัวเลขเป็น ครึ่งหนึ่งของตัวเลขผลต่างหรือไม่ รายการนั้นเราอาจลอกยอดคงเหลือสลับข้างกันก็ได้ เช่น เครื่องใช้สำนักงานมียอดคงเหลือด้านเดบิต 420 บาท เราลอกไปใส่ไว้ในงบทดลองด้านเครดิต 420 บาท เช่นนี้ผลต่างในงบทดลองจะเป็น 840 ให้เราเอา 2 หาร ตัวเลขผลต่างคือ 840 จะได้ 420 แล้วนำตัวเลข 420 ไปตรวจสอบกับรายการต่างๆ ในงบทดลองว่ามีรายการใดมียอดคงเหลือ 420 บาทบ้าง แล้วดูว่ามีการลอกตัวเลขนี้ออก มาใส่ในงบทดลองในลักษณะสลับข้างหรือไม่
นอกจากใช้เทคนิคเอา 2 หารผลแตกต่างแล้ว อาจจะตรวจสอบโดยตรวจรายการค้ามีรายการใดที่ตัวเลขเท่ากับผลแตกต่างบ้างเพราะความผิดพลาด ในลักษณะนี้อาจจะเป็นว่ามีบางรายการค้า เราเดบิตไปบัญชีแยกประเภทหนึ่งแล้ว แต่ลืมเครดิตอีกบัญชีหนึ่ง หรือตรงกันข้าม ตัวอย่างเช่น ถ้าผลต่างเป็น 840 บาท และลืมเครดิตบัญชีเงินสด 840 บาท เช่นนี้ก็จะทำให้เกิดผลแตกต่างงบทดลองไม่ลงตัว มียอดรวมด้วยเดบิตมากกว่าด้านเครดิต อยู่ 840 บาท เป็นต้น
ตรวจสอบตัวเลขคงเหลือในบัญชีแยกประเภทต่างๆกับที่ลอกมาใส่ในงบทดลองว่าถูกด้านและจำนวนถูกต้องแล้วคำนวณยอดคงเหลือในแต่ละบัญชีแยกประเภทเสียใหม่ ติดตามดูการผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป ไปยังบัญชีแยกประเภท โดยพยายามดูทั้งในแง่ของจำนวนเงิน และการเดบิต เครดิต ว่าถูกต้องเหมือนกันหรือไม่ ถ้ายังไม่พบข้อผิดพลาดขั้นสุดท้ายคือตรวจการวิเคราะห์รายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป ว่าได้วิเคราะห์โดยถูกต้องตามหลักบัญชีคู่หรือไม่ คือแต่ละรายการค้าได้บันทึกตัวเลขด้านเดบิตเท่ากับด้านเครดิตหรือไม่ อย่างไรก็ตาม การที่งบทดลองลงตัว มิได้แปลว่าการบันทึกบัญชีถูกต้องเสมอไปเช่นการบันทึกรายการด้วยจำนวนเงิน ที่เท่ากันทั้งด้านเดบิต และเครดิตแต่กำหนดชื่อบัญชีผิด การบันทึกรายการโดยใส่จำนวนเงินผิดทั้งด้านเดบิตและเครดิต การลืมบันทึกบัญชี เหล่านี้ก็อาจทำให้งบทดลอง ลงตัวได้เช่นกัน
http://learning.ricr.ac.th/account1/lesson4/lessons4.html
จากรายการค้าทุกรายการ จะบันทึกโดยเดบิตบัญชีต่างๆ เป็นจำนวนเงินรวมกันเท่ากับจำนวนเงินรวมที่เครดิตไว้ในบัญชีต่างๆ ดังนั้น ผลรวมด้านเดบิต ของทุกบัญชี ควรจะต้องเท่ากับผลรวมด้านเครดิตของทุกๆบัญชี หรืออีกนัยหนึ่งคือผลรวมของทุกบัญชีที่มียอดคงเหลือเดบิตจะต้องเท่ากับ ผลรวมของทุกบัญชีที่ยอดคงเหลือเครดิต
การหายอดคงเหลือด้วยดินสอ (Pencil Footing) หลังจากจากผ่านรายการจากจามสมุดรายวันทั่วไป ไปยังบัญชีแยกประเภทแล้ว ขั้นต่อไปคือการหายอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภทโดยทั่วไปนิยม หาด้วยดินสอเพื่อป้องกันการผิดพลาดและหากต้องการแก้ไขก็จะทำได้โดยสะดวก
ขั้นตอนในการทำ- รวมยอดทางด้านเดบิตและเครดิต- นำมาลบเพื่อหายอดคงเหลือ- นำผลลัพธ์ที่ได้ไปเขียนไว้ทางด้านที่เหลืออยู่คือด้านที่มากกว่า
2. รูปแบบของงบทดลองรูปแบบของงบทดลองเป็นดังนี้
ชื่อกิจการ………………………
งบทดลอง
ณ วันที่……………………………..
ชื่อบัญชี
เลขที่บัญชี
เดบิต
เครดิต
(2)
บันทึกชื่อบัญชีแยกประเภทที่มียอดคงเหลืออยู่ เรียงตามลำดับเลขที่บัญชี
(3)
เลขที่บัญชีแยกประเภท
(4)
บันทึกจำนวนเงินทางด้านเดบิต
(5)
บันทึกจำนวนเงินทางด้านเครดิต
การทำงบทดลอง มีขั้นตอนดังนี้
เขียนหัวงบทดลอง
บรรทัดที่ 1 ชื่อกิจการบรรทัดที่ 2 คำว่า งบทดลองบรรทัดที่ 3 วันที่
ลอกชื่อบัญชีและเลขที่บัญชีลงในช่องชื่อบัญชีและเลขที่บัญชีตามลำดับ นิยมเรียงลำดับโดยเรียงจากบัญชีหมวดสินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ และค่าใช้จ่ายนำยอดคงเหลือจากบัญชีแยกประเภท ไปใส่ในช่องเดบิตและเครดิต
- ถ้ายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทเหลืออยู่ทางด้านเดบิต ให้นำไปใส่ช่องเดบิต - ถ้ายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทเหลืออยู่ทางด้านเครดิต ให้นำไปใส่ช่องเครดิต - รวมยอด ยอดรวมทั้งสองด้านทั้งด้านเดบิตต้องเท่ากับด้านเครดิต3. การแก้ไขเมื่องบทดลองไม่ลงตัว หลังจากที่จัดทำงบทดลองแล้ว ถ้างบทดลองไม่ลงตัว คือยอดรวมช่องเดบิตและเครดิตไม่เท่ากัน ต้องดำเนินการแก้ไขและค้นหาจุดที่ผิดพลาด ซึ่งส่าเหตุที่ทำให้งบทดลองไม่ลงตัวมีหลายสาเหตุ เช่น
รวมยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทผิด ใส่จำนวนเงินผิด ใส่จำนวนเงินผิดช่อง นำยอดคงเหนือจากบัญชีแยกประเภทมาใส่ในงบทดลองไม่ครบถ้วน ผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป ไปบัญชีแยกประเภทไม่ครบถ้วน ผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไปไปบัญชีแยกประเภทโดยใส่จำนวนเงินไม่เท่ากัน จำนวนเงินที่บันทึกในรายวันทั่วไปด้านเดบิตและเครดิตไม่เท่ากัน เป็นต้น
การที่งบทดลองไม่ลงตัวนั้นอาจจะมีข้อผิดพลาดเพียงประการเดียวหรือหลายประการประกอบกันก็ได้ ซึ่งข้อผิดพลาดต่างๆอาจจะเกิดขึ้นในขั้นตอน การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไปหรือสมุดแยกประเภทก็ได้ การที่จะค้นหาข้อผิดพลาดให้พบอย่างรวดเร็ว อาจจะทำตามขั้นตอนดังต่อไปนี้
ตรวจสอบการรวมตัวเลขทั้งช่องเดบิต และช่องเครดิตของงทดลองโดยการลองบวกย้อนทิศทางกับที่เคยบวกในครั้งแรกถ้าหาก รวมตัวเลขใหม่อีกครั้ง แล้วยังไม่พบข้อผิดพลาด คืองบทดลองยังไม่ลงตัว ขอให้สังเกตตัวเลขที่แตกต่างกันระหว่างช่องเดบิตและเครดิต ว่าหารด้วย 9 ลงตัวหรือไม่ ถ้าผลต่างเป็นตัวเลขที่หารด้วย 9 ลงตัวความผิดพลาดอาจจะเนื่องจากการลอกตัวเลขจากบัญชีแยกประเภทไปยังงบทดลอง สลับที่กันระหว่าง หลักหน่วยและหลักสิบ เช่น ตัวเลข 2175 แต่ลอกผิดเป็น 2157 ผลต่าง 18 เป็นตัวเลขที่ 9 หารได้ลงตัว ดังนั้น ให้เราตรวจสอบ ในลักษณะนี้เสียก่อนว่าใช่หรือไม่ หรือถ้าผลต่างเป็นตัวเลขที่ 9 หารได้ลงตัวความผิดพลาดอาจเนื่องมาจากการวางหลักทศนิยมในงบทดลอง ไม่ตรงกับในบัญชีแยกประเภท เช่น ในบัญชีแยกประเภทมียอดคงเหลือ 2,175 แต่เราลอกมาใส่ในงบทดลองด้วยจำนวน 21.75 เช่นนี้ผลต่าง 2,153.25 หารด้วย 9 ลงตัวเช่น เพราะฉะนั้น จึงสรุปได้ว่า ถ้าผลต่างระหว่างช่องรวมเดบิตและเครดิตในงบทดลองเป็นจำนวนที่หารด้วย 9 แล้วลงตัว ความผิดพลาดอาจเป็นได้ใน 2 ลักษณะ คือ
ลอกตัวเลขจากบัญชีแยกประเภทมางบทดลองสลับตำแหน่งกัน เช่น 45 เป็น 54ลอกตัวเลขจากบัญชีแยกประเภทมางบทดลอง โดยวางหลักทศนิยมไม่ตรงกัน เช่น 450 เป็น 4.50
เทคนิคอีกอันหนึ่งที่จะทำให้หาข้อผิดพลาดได้รวดเร็วนอกจากวิธีที่กล่าวมาแล้ว คือ ถ้าตัวเลขที่แตกต่างกันหารด้วย 9 ไม่ลงตัวความผิดพลาด อาจจะไม่ใช้ในลักษณะที่กล่าวมาแล้ว แต่อาจเป็นเพราะลอกยอดคงเหลือด้านเดบิตมาไว้ด้านเครดิตในงบทดลอง หรือลอกยอดคงเหลือ ด้านเครดิตมา ไว้ด้านเดบิตในงบทดลอง ความผิดพลาดในลักษณะนี้ เราจะสังเกตได้โดย พยายามดูรายการต่าง ในงบทดลองว่ามีรายการ ใดที่ตัวเลขเป็น ครึ่งหนึ่งของตัวเลขผลต่างหรือไม่ รายการนั้นเราอาจลอกยอดคงเหลือสลับข้างกันก็ได้ เช่น เครื่องใช้สำนักงานมียอดคงเหลือด้านเดบิต 420 บาท เราลอกไปใส่ไว้ในงบทดลองด้านเครดิต 420 บาท เช่นนี้ผลต่างในงบทดลองจะเป็น 840 ให้เราเอา 2 หาร ตัวเลขผลต่างคือ 840 จะได้ 420 แล้วนำตัวเลข 420 ไปตรวจสอบกับรายการต่างๆ ในงบทดลองว่ามีรายการใดมียอดคงเหลือ 420 บาทบ้าง แล้วดูว่ามีการลอกตัวเลขนี้ออก มาใส่ในงบทดลองในลักษณะสลับข้างหรือไม่
นอกจากใช้เทคนิคเอา 2 หารผลแตกต่างแล้ว อาจจะตรวจสอบโดยตรวจรายการค้ามีรายการใดที่ตัวเลขเท่ากับผลแตกต่างบ้างเพราะความผิดพลาด ในลักษณะนี้อาจจะเป็นว่ามีบางรายการค้า เราเดบิตไปบัญชีแยกประเภทหนึ่งแล้ว แต่ลืมเครดิตอีกบัญชีหนึ่ง หรือตรงกันข้าม ตัวอย่างเช่น ถ้าผลต่างเป็น 840 บาท และลืมเครดิตบัญชีเงินสด 840 บาท เช่นนี้ก็จะทำให้เกิดผลแตกต่างงบทดลองไม่ลงตัว มียอดรวมด้วยเดบิตมากกว่าด้านเครดิต อยู่ 840 บาท เป็นต้น
ตรวจสอบตัวเลขคงเหลือในบัญชีแยกประเภทต่างๆกับที่ลอกมาใส่ในงบทดลองว่าถูกด้านและจำนวนถูกต้องแล้วคำนวณยอดคงเหลือในแต่ละบัญชีแยกประเภทเสียใหม่ ติดตามดูการผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป ไปยังบัญชีแยกประเภท โดยพยายามดูทั้งในแง่ของจำนวนเงิน และการเดบิต เครดิต ว่าถูกต้องเหมือนกันหรือไม่ ถ้ายังไม่พบข้อผิดพลาดขั้นสุดท้ายคือตรวจการวิเคราะห์รายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป ว่าได้วิเคราะห์โดยถูกต้องตามหลักบัญชีคู่หรือไม่ คือแต่ละรายการค้าได้บันทึกตัวเลขด้านเดบิตเท่ากับด้านเครดิตหรือไม่ อย่างไรก็ตาม การที่งบทดลองลงตัว มิได้แปลว่าการบันทึกบัญชีถูกต้องเสมอไปเช่นการบันทึกรายการด้วยจำนวนเงิน ที่เท่ากันทั้งด้านเดบิต และเครดิตแต่กำหนดชื่อบัญชีผิด การบันทึกรายการโดยใส่จำนวนเงินผิดทั้งด้านเดบิตและเครดิต การลืมบันทึกบัญชี เหล่านี้ก็อาจทำให้งบทดลอง ลงตัวได้เช่นกัน
http://learning.ricr.ac.th/account1/lesson4/lessons4.html
No comments:
Post a Comment